Tijdens mijn opdrachten vragen mensen vragen me regelmatig: “Je noemt het een gedeelde wereld, maar wat is dat nu eigenlijk?”

Wat is een gedeelde wereld?

Een gedeelde wereld is het resultaat van een route die je gezamenlijk hebt afgelegd. Een gedeelde wereld helpt je om elkaar te snappen zodat een je een organisatorisch vraagstuk/situatie zo goed mogelijk kunt doorgronden. Met behulp van de gedeelde wereld en de verkregen inzichten, kun je de meest passende oplossingen formuleren en doorvoeren om de bedrijfsdoelstellingen te realiseren. De kracht van de gedeelde wereld ontstaat doordat je gezamenlijk inzicht creëert. Doordat je het samen doet kijk je vanuit verschillende perspectieven naar het vraagstuk. 

Hoe ontstaat een gedeelde wereld?

Het ontwikkelen van een gedeelde wereld is vergelijkbaar met het beklimmen van een berg met de fiets. We hebben een organisatorisch vraagstuk (een intern beheersingsvraagstuk of een samenwerkingsvraagstuk). Dit vraagstuk doorgronden we door er vanuit verschillende perspectieven naar te kijken. Mag ik je uitnodigen om samen met mij de Passo di Stelvio te beklimmen en af te dalen?

“We bekijken het vraagstuk vanaf de onderkant, vanaf de voet van de beklimming. Aller eerst bekijken we de berg en checken of we goed zijn voorbereid. We zijn getraind, vaardig en het beschikken over het juiste materiaal. Tijd om te gaan rijden. Elke bocht geeft inzicht en opent verschillende perspectieven. Na een paar bochten krijgen we al aardig zicht op het vraagstuk. We zijn inmiddels een eind op weg met de klim en we nemen het landschap (de organisatie context) goed in ons op. We luisteren naar ons lijf, ons gevoel en kiezen de juiste versnelling. 

Tijdens de klim kijk je af en toe naar beneden. De afgelegde hoogtemeters geven een goed gevoel. We kijken naar boven en schatten in hoe ver het nog is tot de top. De diepte geeft een vertekend beeld. Eenmaal boven gekomen genieten we van het uitzicht. Wat een prachtig gezicht. Door van een afstandje te beschouwen wat er gebeurt ontstaan nieuwe inzichten en verbanden.

Het perspectief vanaf de top.

We maken ons klaar voor de afdaling. De snelheid, coördinatie, intuïtie, inschatten, anticiperen en snelheid geven aanvullende inzichten. De risico’s van een klapband, een tegenligger, een steen op de weg. Allemaal factoren waarmee rekening moet worden gehouden. We genieten van de snelheid en adrenaline. Beneden in het dal rijden we naar een terrasje en genieten na van de tocht en evalueren we de rit.“

Van gedeelde wereld naar passende oplossingen?

Het is dezelfde weg op dezelfde berg en toch hebben we twee compleet andere belevingen, ervaringen en inzichten opgedaan. Hetzelfde vraagstuk ziet er in de klim en in de afdaling anders uit. De combinatie hiervan geeft nieuwe inzichten in het vraagstuk en mogelijke oplossingen. Je kan het vergelijken met verschillende perspectieven van bijvoorbeeld het management, de specialist of de medewerker van de stafafdeling. Op basis van de perspectieven komen we tot een analyse met passende oplossingen. De oplossingen zijn gedragen omdat we de beklimming en afdaling gezamenlijk hebben gemaakt en doorleefd. Het draagvlak voor de oplossingen is gelegd omdat we al met elkaar aan het klimmen en dalen zijn geweest. We begrijpen elkaars wereld, de “gedeelde wereld”.

Het brengt scherpte in je analyse

Samen kom je tot betere inzichten en betere oplossingen. Je kunt alleen dingen doorgronden als je dit vanuit verschillende perspectieven bestudeert. Als je dit doet kun je onderscheid maken tussen de dingen die je moet veranderen en de dingen die je niet hoeft te veranderen. Het gaat erom dat je samen snapt waarom dingen gaan zoals ze gaan. Drie voorbeelden ter illustratie:

1. Soms gaan dingen gaan omdat ze gewoon zo gaan. Dit klinkt cryptisch maar het is eenvoudig. Soms zijn dingen historisch gegroeid/ collegiaal overgedragen. Dingen zijn overgedragen zonder dat men eigenlijk weet waarom men het doet.
2. In veel gevallen is er wel een goede reden voor een bepaalde situatie. Bijvoorbeeld: een ERP systeem bepaalt dat een proces moet worden uitgevoerd. Doelstellingen zijn niet aligned met elkaar. Het management stuurt op parameters die daarmee bepaalt gedrag stimuleren. Allemaal redenen waarom bepaalt gedrag wordt getoond en er problemen kunnen ontstaan. 
3. In het derde geval bepaalt de organisatiecultuur en groepsgedrag hoe zaken verlopen binnen een organisatie. Groepsgedrag dat in het verleden is aangeleerd, is bepalen voor het gedrag dat nu wordt toegepast. Ook al is er in de huidige situatie geen reden voor het dergelijke gedrag. Bekijk het filmpje waarin  de apen worden natgespoten als ze een banaan willen pakken. Apen worden tegen gehouden om een banaan te pakken. Ook na het afzonderlijk wisselen van alle apen wordt het gedrag zichtbaar terwijl er geen enkele aap meer wordt natgespoten.

Tijdens het vormen van de gedeelde wereld maak je verbinding met elkaar. Samen ontdek je welke welke zaken relevant zijn en hoe ze zich tot elkaar verhouden. Zodoende kun je onderscheid maken tussen oorzaken en de daarbij passende oplossingen. Alle drie de genoemde voorbeelden vragen om andere oplossingen.  

De gezamenlijke verbinding creëert succes voor de oplossing

Als je gezamenlijk open staat voor deze inzichten kun je elkaar verrijken en je eigen inzichten bijstellen. Door gezamenlijke ervaringen ontstaat verbinding en geloof in de juistheid en kwaliteit van het inzicht. Vervolgens zullen de oplossingsrichtingen als gevolg van de verbinding beter aansluiten bij het vraagstuk. Het ‘not invented here syndrome’ is een welbekend fenomeen voor het falen van aanpassingen kan hiermee worden voorkomen. In de verbinding ontstaat mentale ruimte om passende verbeteringen te vinden en om ze aan te passen indien nodig. Dit vergroot de kans op succesvolle verbeteringen.