Passo Organisatieadvies
Organiseren van interne beheersing
Vol passie en energie help ik organisaties met de inrichting, verbetering en toetsing van onderwerpen op het gebied van interne beheersing. Hierbij gebruik ik de onderwerpen: procesmanagement, management control, risk en audit.
Passo Organisatieadvies werkt vanuit samenhang en verbindt deze invalshoeken. De drie inhoudelijke invalshoeken kunnen pas succesvol zijn als de mensen de verbinding ertussen wordt gelegd door mensen. Om deze succesvolle samenhang te realiseren gebruikt Passo Organisatieadvies de invalshoek Samenwerking & Leren als stuwende kracht.
Waarom inzicht en samenhang in interne beheersing?
In onze 24/7 economie verwachten klanten en ketenpartners dat dienstverlening continu beschikbaar is en afspraken worden nagekomen. Dit betekent dat bedrijven hun bedrijfsvoering en dienstverlening goed moeten structureren, organiseren en plannen. Als deze bedrijfsvoering strak is georganiseerd is er ruimte over om in te spelen op kansen en ontwikkelingen die niet waren voorzien. Interne beheersing zorgt ervoor dat je weloverwogen besluiten kunt nemen om je bedrijfsdoelstellingen te realiseren. Interne beheersing is dus van cruciaal belang voor:
1 het gestructureerd, planmatig en continu kunnen waarmaken van de dienstverlening en
2 om snel te kunnen reageren, anticiperen en inspelen op komende ontwikkelingen.
Ben jij continue brandjes aan het blussen en wil je de basis van je organisatie goed neerzetten? Kom je tijd te kort doordat je achter de feiten aan rent? Worden beslissingen niet altijd goed afgewogen genomen en schiet de risicoafweging er wel eens bij in? Neem me mee in jouw wereld en laten we samen kijken op welke manier we een betere interne beheersing en bedrijfsvoering kunnen organiseren.
Werken vanuit een gedeelde wereld
Passo Organisatieadvies helpt je om een beter inzicht te krijgen in je vraagstuk over interne beheersing. Op basis van dit inzicht realiseren we met betrokkenen een ‘gedeelde wereld’. Deze gedeelde heeft ten doel om elkaar te snappen en om van daaruit een gezamenlijke aanpak en verbetering door te voeren om de bedrijfsdoelstellingen te realiseren. We zijn met elkaar in gesprek, luisteren naar elkaar en leren van elkaar. Doordat we echt met elkaar in gesprek zijn, zien we samenhang en kunnen we passende verbeteringen doorvoeren op de juiste plaats. Lees meer over gedeelde wereld...
Enkele voorbeelden van interne beheersingsvraagstukken?
Een een organisatie had te kampen met diverse incidenten op gebied van betalingen. Ontevreden klanten en herstelwerkzaamheden waren het gevolg. Door de situatie gezamenlijk met de medewerkers in kaart te brengen ontstond het inzicht in de wijze waarop de fouten ontstonden, welke beheersingsmaatregelen er ontbraken en hoe de huidige situatie in control gebracht kon worden. Op basis hiervan werden een maatregelen getroffen om het proces te op korte termijn te verbeteren en fouten te voorkomen. Voor de langere termijn hebben we eisen en specificaties opgesteld voor het nieuwe facturatie systeem dat later zou worden geïmplementeerd.
Een marketingorganisatie worstelde met de grote hoeveelheid campagnes en de wijze waarop verschillende verkoopkanalen werden ingezet. Samen met keyspelers van de verschillende betrokken afdelingen hebben we het gehele campagne management proces van idee tot evaluatie opnieuw vormgegeven. Hierbij is het totaal aan campagnes inzichtelijk gemaakt, balans aangebracht in flexibiliteit en planmatigheid en kunnen gewogen beslissingen worden genomen. Alle campagnes kunnen worden overzien en uitgevoerd omdat alle betrokken kanalen en spelers tijdig worden voorzien van informatie. Door planmatig werken ontstaat flexibiliteit om on the spot te acteren. In de uitwerking van het proces hebben keyusers een cruciale rol gespeeld om kennis te ontwikkelen en over te dragen aan de collega medewerkers. De keyusers hebben met elkaar een gedeelde wereld gecreëerd. In deze gedeelde wereld snapte iedereen elkaars rol en ontstond teamspirit om een goed werkend proces neer te zetten.
Een organisatie die net was gefuseerd had haar processen niet volledig uitgewerkt. Het gevolg was dat verantwoordelijkheden niet altijd scherp waren belegd en dat checks and balances niet overal goed waren. Op basis van een inventarisatie zijn de knelpunten geïdentificeerd en vervolgens samen met de medewerkers aangepakt. De geïdentificeerde processen, verantwoordelijkheden, controls en stuurinformatie zijn uitgewerkt. De kracht van het succes was dat de medewerkers zelf zijn actief betrokken zijn geweest in het delen van kennis en uitwerken van hun nieuwe werkwijzen.
Voor een 'lerende organisatie' die sneller wil kunnen inspelen op de maatschappelijke ontwikkelingen en wijzigende klantvragen heeft Passo Organisatieadvies het lerende vermogen vergroot van een afdeling. Tezamen met de medewerkers hebben we als eerste stap een inventarisatie gedaan van de huidige samenwerking. Op basis daarvan hebben we een gezamenlijke visie geformuleerd. Deze visie verbindt de medewerkers (gedeelde wereld) en bepaalt de manier waarop een individu kan leren en hoe het team leert. Op basis hiervan hebben alle teamleden individuele leerpaden opgesteld en is het werkproces verbetert om het onderwerp leren beter tot zijn recht te laten komen.